実務に役立てている４つのクラウドサービスをご紹介します

メイン PC として使っている MAC の調子がわるくただ今修理中です。ところがあまり業務に支障をきたしていません。それは４つの「クラウドサービス」によるところが大きいです。いいタイミングなのでそれらのサービスをご紹介します。

それぞれのソフト（または情報ツール）は特別に目新しいものではなく、検索をかければさまざまなサイトでその使い方や利用の仕方がご紹介されていますので、ここでは何が秀逸なのかにポイントを絞って言及します。

以下、「です・ます調」から「である調」に変更して記述を重ねます。

1. Gmail
2. Evernote
3. Dropbox
4. Remember The Milk

1. Gmail

もうあまりにも普及の広がった Gmail。 知らない人を探すことが難しいぐらいかも知れないけれど、その使い方で差がつくことが少なくない。

メールの一日の受信総数は人それぞれだけど、基本的に受信ボックスの中はすっきりゼロにしていることが業務管理上も精神衛生上も望ましい。Gmail はそれが簡単にできる。

「すべて」を選択して、「アーカイブ」に移せば完了。

当初必要がないと思われたメールでも、数日後読み返す必要が生じたときに、「ごみ箱」に入れてしまう前段階として「アーカイブ」されているかどうか「すべてのメール」から検索できることが肝要である。Gmail にはそれができる。

必要であれば、星マークをつけて後から処理をしたり。それぞれのメールにタグ付けを行うこともできる。またGoogle が提供する「To Do リスト」にも連動しており、メール処理を行動につなげるさまざまな工夫がなされている。

2. Dropbox

ストレージ・サーバーサービス。データファイルの保管をネット上で行える　Dropbox 。ローカルサーバーとのシンクロ設定が簡単にできるので、複数台のＰＣでフォルダ内を同じ内容のものに管理することができる。

このソフトは「バージョン管理」をしていくことができる。ファイルデータを変更しても、その保存する前の状態に戻していけるのだ。

3. Evernote

紙の資料をスキャナーで読み込んでＰＣで整理できるソフト、Evernote。

ボクはもうこのソフトなしには生きていけないほど大切な情報管理ツールになっている。

ずっと捨てることのできない資料がここ数年狭いワンルームに静かに眠っており、家の主人である私の居住領域を人知れず侵犯している。去年の暮れ頃にこのサービスを導入し、そうした書類や資料の侵犯にメスを入れ始めることができた。精神的な安定にも大いに貢献している。

Evernote の特徴の一つは、それぞれのファイルにタグ付けができて、そのタグ同士が階層構造をドラッグで自在に組んでいける点である。図のように、私は８つのタグで大きく分類しているが、この下に無数のタグが構造を作っている。

Evernote は検索をかけたときに、テキストの文字だけでなく画像の中の文字も読み取る。JPEG であろうと PDF であろうとである。最近文字検索の対象が英語だけでなく日本語にも適用されるようになった。今年は国内でEvernoteがブレイクする元年になると思う。

Dropbox と比べられることがよくあるが、同じストレージ機能を持ち合わせていても、似て非なるソフトだ。

私としては、Dropbox がストレージとして割り切ったソフトであるのに対し、Evernote は情報体系を練るツール。先日のブログ記事で触れた Cosmos Design もこの Evernote で日々練り直している。

4. Remember The Milk

最近導入し始めた To Do 管理ソフト、Remember The Milk。他者との共有機能もあるので、状況によってはプロジェクトマネージメントツールとしても力を発揮するかもしれない。

使い始めて最初手こずっていたのは、このフォルダ分けの仕方だった。Remember The Milk ではフォルダのことを「タスク」と呼んでいるが、一つひとつの To Do をどこかのタスクに必ずしまわないといけない。

私は（図のように）自分がもちたい「７つの役割」をタスクに振り分けることで、Remember The Milk をこれも日常の生活や業務で欠かせられないツールとして使い始めている。

5. まとめ

今回の記事を書いていながら、４つのソフト・情報ツールにそれぞれほぼ共通する３つのポイントがあることに気づきました。

一つ目は、４つのサービスはどれもクラウドサービスとしてネットにつなげてデータをサーバーに管理してもらうのですが、ネットにつながっていなくても（ローカルの）ＰＣで利用できる点。MAC, WIN を問いません。iPhone などのアプリ対応もできていますね。

次にタグ付けができる点。Evernote は階層化もできてしまいます。柔軟な情報構造を保持するために、状況に応じたゆるやかな情報設計を行っていくために、「ヨコ串を通す」タグの存在はもはやなくてはならないものでしょう。

ラストに、どれも初めは無料で使えるという点です。十分に使わせてもらいながら、満足できたらもっとヘビーに使いたくなったら、万人からちょっとずつ料金を受け取るというスタイル。ビジネスの理想を具現化しているようにすら思います。

こうしたソフトの使い方は身辺状況や使用目的によりさまざまだと思う。個人の一利用に限定しても都度の改良を重ねながら進化させていくことのできるソフト群だ。むやみにソフト・情報ツールご紹介の百貨店を目指すのではなく、時に応じ同じソフトでも新しい使い方や近況報告などを行っていきたいと思う。

カテゴリー：

働く ( Work for Partner )

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